Final Project: เรื่อง Printing Enhancer : ยกเลิกการพิมพ์บนฟอร์มกระดาษต่อเนื่องด้วยปรินเตอร์เลเซอร์โดยไม่ต้องวางระบบ software ใหม่

ปัจจุบันมีการใช้แบบฟอร์มในการพิมพ์เอกสารมากมายเริ่มจากที่เห็นได้เด่นชัดคือ "ใบเสร็จรับเงิน" เพราะถูกใช้เป็นที่แพร่หลายและใช้กันในทุกธุรกิจ รองลงไปก็อาจเป็นอาทิเช่น ในสั่งขาย (ใช้ภายในองค์กรบริษัทและโรงงานต่างๆ) ใบแจ้งซ่อม (ใช้ในวงการรถยนต์) และอื่นๆอีกมากมาย ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา แบบฟอร์มพวกนี้ได้ถูกจัดการด้วยคอมพิวเตอร์และพิมพ์ออกมาด้วยปริ้นเตอร์ชนิดด๊อตแมตทริก (Dot Matrix printer) ส่วนแบบฟอร์มก็จะเป็นกระดาษต่อเนื่องที่สั่งพิมพ์จากโรงพิมพ์ให้เป็นไปตามแบบที่ต้องการมาคราวละมากๆ

ข้อเสียของการใช้ ฟอร์มชนิดกระดาษต่อเนื่อง อาทิเช่น :

1.) กระดาษติด

2.) ตัวอีกษรพิมพ์ไม่ตรงในแบบฟอร์มจากการตั้งระยะกระดาษไม่ถูกต้อง

3.) หากมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในแบบฟอร์ม จะต้องสั่งพิมพ์ใหม่หมดจากโรงพิมพ์และโละของเก่าทิ้ง

4.) ไม่สามารภใช้กับปริ้นเตอร์ใหม่ๆอย่าง Laser Printer หรือ Inject Printer ได้

ด้วยเหตุผลที่กล่าวไปในข้างต้น จึงมีผู้คิดค้นและพัฒนา SOFTWARE ชื่อว่า Reform โดยบริษัท Software ที่ชื่อว่า FabSoft inc. เป็นซอฟแวร์ที่ทำหน้าที่เป็น Printing Enhancer กล่าวคือ Reform จะเข้าไปขั้นกลางระหว่าง ระบบคอมพิวเตอร์ และ ปริ้นเตอร์ เมื่อข้อมูลในรูปแบบ text ถูกส่งไปยังปริ้นเตอร์เพื่อที่จะพิมพ์ลงบนฟอร์มกระดาษต่อเนื่อง Reform จะทำการ Capture ข้อมูล แล้วทำการเลือกแบบฟอร์มตามที่ผู้ใช้ได้ทำการสร้างตามแบบที่ต้องการ Preload ไว้ที่ Reform แล้วส่งต่อไปยัง ปริ้นเตอร์ Laser หรือ inkjet เพื่อพิมพ์ข้อมูลและแบบฟอร์มใหม่ออกมาด้วยกัน

อีกทั้ง Reform ยังฉลาดพอที่จะรู้ได้ว่า ข้อมูลได้จะต้องไปดึงแบบฟอร์มใดออกมาพิมพ์ร่วมกัน หรือ พิมพ์ออกมากี่สำเนาอย่างไม่มีข้อจำกัด (หากเป็นระบบเก่า ผู้ใช้ต้องคอยเปลี่ยนฟอร์มกระดาษต่อเนื่องที่ปริ้นเตอร์ Dot Matrix) อีกทั้งยังสามารถกำหนดได้ว่า สำเนาใดไม่ต้องแสดงข้อมูลอะไรในการพิมพ์ (เช่น สำเนาสำหรับฝ่ายขนส่งไม่ต้องแสดงราคา ในกรณีเป็นการพิมพ์ Invoice) และสำเนาใดส่งต่อแบบออนไลนหรือระบบแลนให้ไปพิมพ์ออกที่แผนกใดบ้างได้อย่างไม่มีข้อจำกัด อีกทั้งยังสามารถกำหนดให้พิมพ์สำเนาเป็นรูปแบบ file PDF เพื่อเก็บเข้าเป็นหลักฐานแทนการใช้เก็บหลักฐานที่เป็น Hard Copy

Reform จึงช่วยให้สามารถ :

1.) ไม่ต้องปรับเปลี่ยน Software ขององค์กรที่ใช้อยู่ ทุกอย่างยังคงเดิมทั้งการใช้งานและฐานข้อมูลไม่ว่าจะเป้นระบบ Windows, Unix, AIX, HP3000, SCO, iSeries, AS/400, VAX 2.) ไม่ต้องเสียเงินค่า Software ใหม่ มีเพียงค่า Software Reform ที่ถูกกว่าการซื้อ Software ใหม่มากหลาย 10 เท่า 3.) สามารถปรับเปลียนรูปแบบฟอร์มที่จะใช้พิมพ์ได้ตามต้องการ และบ่อยเท่าที่ต้องการ หรือให้สวยงามเท่าที่ต้องการ 4.) ไม่ต้องสั่งพิมพ์แบบฟอร์มจากโรงพิมพ์ 5.) สำเนาต่างๆ สามารถกำหนดให้ส่งไปพิมพ์ออกที่ปริ้นเตอร์ปลายทางแผนกต่างๆ ไม่ต้องพิมพ์ออกจากจุดเดียวแล้วกระจายสำเนาด้วยพนักงาน 6.) ไม่ต้องถ่ายเอกสารเพื่อที่จะเก็บเข้าแฟ้ม ลดพื้นที่การเก็บหลักฐานที่เป็นกระดาษด้วย PDF file. 7.) ประหยัดค่าใช้จ่ายเนื่องจากการพิมพ์ด้วย Laser Printer ถูกกว่ากระดาษต่อเนื่อง และอื่นๆอีกมากมายที่ Reform สามารถทำได้ใน version ล่าสุดที่ได้รับการพัฒนามา หากอยากทราบว่า Reform สามารถช่วยงานองค์กรได้มาแค่ใหน ลองเข้าไปดูเวปไซด์ของบริษัท FabSoft inc. http://fabsoft.com/Solutions/Printing.html